案内状は式典日に招待したい人に出すもので案内状、返信出欠はがき、封筒の３点セットになります
そのためには名簿を作成する必要がありますので前年度中の作成をお勧めします
名簿ですが以下の人々を来賓扱いとして掲載します
教委、区長、市長、町長、それぞれの議員、校長会、教育会、PTA連合会会長、歴代校長、実行委員会役員、町会長、商店会会長、近隣小中学校、幼稚園保育園長、地域施設（館長等）青少年委員、民生児童委員、
地区小、中学校PTA会長、商店会、消防団、敬老会、歴代PTA会長、学校応援団・開放運営委員・スポーツ団体、実行委員会委員、歴代PTA役員、現PTA役員、PTA会員、おやじの会、歴代職員、本校現教職員等
その学校によって、または体育館の広さ等で来賓数を限定して案内状の数を決めますが大体来賓数を１００～２００人の間で場合によっては入りきらない場合は祝賀会が立食なのでそちらだけの出席にまわってもらう人のことも考えなければいけません
ただし案内状を出す総数は２００～７００と学校によって幅広くなっています
案内状は２つ折の縦書き仕様で右側が式典、左側が祝賀会案内で左端に出欠の締切日を記載します
返信はがきは私製と官製があり融通が利くのは私製の方で交換便を使う方でも対応できます
表面は差出人として校長、副校長名で出し、裏面は式典、祝賀会の出欠欄と住所名前欄があります
封筒は差出人の名前は学校長、PTA会長、実行委員長が大半です
発送や手渡しの時期ですがあまり早すぎても忘れる人もいるので難しいですが、式典から逆算して締切日を１ヶ月半前にするのが大半です、例えば１１月上旬式典の学校は９月上旬に出して９月下旬の締め切りで出しますが夏休みが直前にあるので、その前に出すと良く忘れられて出欠の確認に電話をつかう羽目になることが多々あります
出欠で一番確認が取れないのが旧職員です、住所録でだしても戻ってきたり、電話かけても使われておりませんと結果的に時間切れとなり確認が取れた人だけで進めます
出席者が決まったら正式に出席者名簿としてリストアップして番号制にしてシールを作成して、当日はこれを元に全て人を番号扱いにしてこちらの都合で動いていただくことがベストです
祝賀会の会費は３５００~8000円と幅広くその中に記念品代を含める学校もあります
会費の 支払いは当日受付か事前に実行委員会の銀行口座に振り込み依頼の文を案内状の中に同封して送ります
