この時期周年関連は記念誌の編集、校正、入稿の時期と同時に式典＆祝賀会の来賓予定者に案内状を出す時期でもあります。
案内状には式典＆祝賀会（開催しない学校もありますが）の日時、受付時間、締切日、会費等の内容の載せて、。
返信はがきには式典＆祝賀会の出席の有無と肩書き等を記入欄を設けます。
表面は学校長、副校長、教頭、実行委員会宛てにします。
封筒には学校住所、校長名、実行委員長またはＰＴＡ会長名を記載して案内状、返信はがきを同封して封入します。
出す（投函）するタイミングですが、式典日の１か月半～２か月が妥当です、あまり早いと忘れられてしまうので難しい時ですが、夏休みが入るのでそこがポイントになります。
そのほかには祝賀会の会費の徴収方法には振込用紙を同封する学校もあります。
