案内状関連での多い質問にお答えします。

先日の8/3に案内状の見本を載せましたが、どこまでできるのか?宛名の名簿の作り方は? 等多数の質問を戴きましたのでお答えします。

案内状の必要なものは、挨拶状(式典&祝賀会ならWカードー2つ折り、どちらかの場合は、単カードになります)+返信はがき(私製、官製)+それを入れる封筒、が基本になります。

その他に祝賀会の代金を振り込んでいただく振込用紙、祝賀会が別会場の場合の地図を用意する学校様もあります。

それと同時に必要なのが発送名簿です。これが無いと発送できませんし、その後の出欠によって来賓者名簿に変わりますので、ぜひエクセルで名簿をデータ化することが必須です。

案内状一式(挨拶状+返信はがき+封筒)ができたら、封筒に詰める封入、封をする封緘、切手を貼って出す投函があります。

封筒の宛名の印刷もできます、これには郵便番号+住所+肩書(一つに絞る)+氏名をエクセルデータから封筒に印刷します。

名簿の作成際にはこのほかに、控室、来賓分け、電話番号等が必要になります。

発送の方法も、郵送、区&市交換(無料、同じ自治体の校長、PTA会長等もこれで送れます)、手渡し(現PTA役員、現教職員、現地域の人々ー町会役員等)

従って郵送以外の人々には返信はがき(52円)や封筒(82円)には切手を貼りません。

これらの情報も名簿に載せる必要があります。

案内状は校正を2回ほどしてOKがいただけば約3~5日で納品します。

このような流れで案内状は発送されますが、当社ではすべての工程において可能です。

予算に応じてご検討ください。

 

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