周年のために準備するものは?パート2

周年のために準備するものはパート2です。

前回は案内状のの話をしましたがその続きです。

宛 名 印 刷 

     差出人の印字ですが、郵便番号、住所、氏名、肩書を載せますが、区、市交換の場合は郵便番号、住所は除きます。

     教科書体に近い書体で印刷し、一度校正をします。合っているかを確認します。

郵送、交換便

     挨拶状、返信はがき、さらに祝賀会を振込みにする際は振込用紙も同封します。返信はがきは基本私製が望ましいです、郵送の方には郵券52円の寿切手を貼り、

     交換便の場合は郵券はがきにも、表の封筒にもはりません。そしてこれらを封入した封緘(封を閉じて)して、できれば寿シールを貼って、最後に82円の寿切手を

     貼って投函します。

案内状の出す時期と締切

       投函の時期は式典日の約1か月半が望ましいです、それ以上前に出すと忘れられたりして、かえって集計に電話などの確認が必要となりやっかいです。

     例えば10月下旬の式典ですと、投函は8月下旬~9月上旬が望ましいです。式典がそれより前の10月上旬ですと夏休みを挟んでその前に出すと忘れられるので

     投函は8月上旬~中旬が望ましいです。

     返信のしめきりですが、先方に到着後1か月前後の猶予があることが望ましいです。

来賓者名簿

     案内状を出してから締切日が近づいてくるとぞくぞくと返信はがきが学校に戻ってきます。それを集めて発送者リストでチェックをして、締切予定日の

     1週間あとまで待ってから、発送者名簿を来賓者名簿に切り替えます。名簿はエクセルで作成したものをそのまま流用し、式典、祝賀会の出欠の欄ををあらかじめ

     作成して、それにチェックを入れていきます、最終的に式典日の2週間前には完全に出欠が決まってないと困ります、どうしても来てほしい来賓者には仕方なく

     電話をします。これは式典当日でも時間を過ぎても出席予定者が来ないときにも電話をすることがあります。

     出欠者が確定したら点検をして、肩書に合わせて分類して当日の受付用にペラで片面印刷をしておきます。

     さらに来賓者全員の通し番号もいれておきます。これにより分類する際に便利ですし、当日何番の来賓者が来ていないかもすぐにわかります。

     その他に来賓者一人ひとりのシールを名簿から転用して一人につき3枚ずつ印刷しておくと便利です。

     シールの使い方は1枚は記念品等手提げ袋につける、1枚は式典会場の来賓者の椅子の背もたれにつける、1枚は来賓者に名札(肩からさげるものがベスト)に貼る、

     当日どうしても土足が無理な学校はスリッパを用意して児童や生徒の下駄箱を使うときにそこにもこの名簿シールを使います。

     この名簿シールには、氏名、肩書、式典時の控室名、祝賀会時のテーブル名、もあらかじめ印刷しておきます。 

受   付

     式典当日受付で必要なものは、机3~4、いす6~8、来賓者名簿(分類したもの)、来賓者分類(教育委員会、地域他)するもの机にはります。     

     段ボールに詰めて名簿シールの貼った記念品を入れた手提げ袋(これも分類しておく)、筆記用具、テント(当日の荒天の可能性があるときは余計に必要) 

     あとは当日出入り口になる門に立て看板(式典表示)が必要になります。

控   室

     来賓者名簿に基づいて当日出席者を式典入場時間まで待機していただく部屋を割り当てます。

     使う部屋は校長室(区長、市長、議員関連の一応一番の来賓者といわれる方々はこの部屋になります)あとは会議室、ランチルーム、理科室等特別教室を宛がいます。

     それでも足らないときは一般教室を使います。できれば使う部屋等には該当する来賓者を明記する掲示があると便利です。(その際に通し番号を掲載するとよいです)

     学校によっては直接体育館へ通して来賓者を待たせるケースもあります

*次回は祝賀会からお伝えします。

    

     

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