周年のために準備することはパート5

今回は記念誌のあいさつ文についてです。

挨拶執筆者執筆者は、官公立関連は校長、区市長、教育長、委員長、議長(区市議会)、校長会会長、元校長

民間は、実行委員長、同窓会会長、自治会会長、PTA会長、前PTA会長等です。

順序ですが本来は校長が一番目ですが、たまにへりくだってラストに掲載する学校もあります。

あいさつ文の依頼は、締め切りの1か月~1か月半前に依頼します、通常は依頼者は副校長、教頭先生からおねがいしています。

1ページの場合は字数は800~1000字で、タイトル、肩書を覗いて本文のみでの字数です。依頼時は総字数本文800~1000字でお願いしてください。

顔写真は校長先生が載せる場合は全員載せて、載せない場合は全員載せません。

通常1ページとるのは校長先生だけです。後の方々は2分の1(600字)、3分の1(500字)、4分の1(400字)となり、全て本文の字数で依頼します。

原稿用紙を用意するのは、パソコンが苦手で手書きの人だけです、ほかの方はワード等のデータで学校のパソコンにメールで送ってもらえばそのまま使えます。

締め切りは式典の2か月前が良いのですがあまり早く締切日を設定しても執筆者は式典日が分かっているので早く書いていただけません、今までの締め切りより遅いことは多々ありました。

官公立関連の区市長、教育長、委員長、議長等は自治体のよってだれを掲載するかが決まっているので近隣の周年が終わった学校の記念誌を見ると掲載者がわかります。顔写真や文章は教育委員会の指導主事が用意します。

例えば新宿区は校長、PTA会長等で官公庁関連はありませんが、港区は校長、委員長、区長、教育長、校長会会長等順に掲載します。東京都北区は校長、区長、議長、教育長となり自治体によってかなり異なります。

あいさつは掲載してあれば良いので記念誌全体からするとあまりページ数を割きたくはありません。そんなに読みませんので。ですからできたら2~4ページの範囲で押さえたいものです。

あいさつ文は届けばレイアウトは難しくなく、文字を流し込むだけなので簡単ですがなかなかそろわないのです。記念誌の原稿でそろわないものの第一候補?です。

そして校正作業はタイトル、肩書、氏名、顔写真と氏名との照合、本文の確認になりますが、教育委員会に校正を見せる自治体もあるのでその場合は本文中の表記を揃える指示が入ります。たとえば”子どもたち”は”子供達”に統一してください、等いわれることがあります。最低限縦書き、横書きでの漢数字、算用数字の統一はしておいた方が良いと思います。

過去に校正作業できちんと見なかった学校があり、区長の名前を間違えて印刷製本納品してからそれに気づいて回収やり直しになったことがありますので十分注意してください。

 

 

 

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