周年記念誌に掲載する挨拶文については依頼する人が誰なのか、過去の同じ自治体で発行している記念誌を見てそれから掲載者を決めます。
決めることは
１－挨拶文掲載者は誰がいるのか？
２－掲載順序はどうなるのか？
３－掲載依頼はだれが出していつ頃頼むのか、締切は？
４－掲載スペースはどれくらい必要か？
５－挨拶文の編集後の校正はだれが見るのか？
1→自治体によって異なりますが、おおよその掲載者は
校長、市長、区長等自治体の首長、教育長、教育委員長（港区は2番目）、議長（北区等）、校長会会長（港区、渋谷区等）実行委員会会長、PTA会長、同窓会長、前校長、地域運営学校代表等多種に及んでおります。
2→問題は順序です。
普通は校長が一番ですが、へりくだって市長等の首長が一番の自治体もあります。
通常は校長、市長＆区長、教育長、教育委員長～の順です。
自治体によっては周年のしおりを発行していてその中に記念誌での挨拶掲載者についての項目が設けられていてそれを読めば問題は解決します。
とにかく同じ自治体で発行した記念誌の挨拶文のページを見るとわかります、それが前例なのでそれに従えば問題ありません。
３－依頼文は通常は学校の副校長、教頭先生が出します、締切まで1カ月の猶予を考えます。
お願いするのは、肩書き、タイトル、顔写真（学校が掲載を決めた場合）総字数です。
字数は1ページ一人→1000字前後、二人→600字前後、三人→500字前後、四人→400字前後
5人→300字前後、6人→250字前後、となります。
今は何字X何行の頼み方はしません、ほとんどの方がパソコンで打ってくるのでその頼み方はありませんが、手書きの方の場合は400字原稿用紙を基本にお願いすればよいです。
４－掲載スペースはこれも過去の同じ自治体の記念誌等を参考に決めればよいと思いますが大体は1ページに２～4人が大勢です。
挨拶文の掲載人数にによって頁数を決めますが、挨拶者の人数が多い自治体は頁数がかさみますので、そこがまた問題です。記念誌全体のページ数を考えて今回挨拶文に費やす頁数を決めますが、ある程度学校＆PTAの判断で構わないと思います。通常は２～4ページぐらいです。
５－通常挨拶文の校正は学校サイド副校長＆教頭先生が担当します。
これらの事に留意して記念誌作成の参考にして下さい。
顔写真はデジタル、アナログ写真どちらでも可です。
原稿を集める段階で一番そろわないのがこの挨拶文です。
