周年記念の知識5-案内状について

この時期、周年を迎える学校様は招待する御客様に対して式典や祝賀会のご案内の案内状を出しますが、その見本をご紹介します。

1-挨拶状(式典&祝賀会、またはどちらかだけのもの)右側は式典(学校の公式行事)、祝賀会(PTA、実行委員会が行う行事)

記載する内容は日時、場所、受付時間、会費等です、式典は校長名、祝賀会はPTA会長、実行委員長、同窓会長等の氏名で出します。

出す時期は締切日の約1カ月前です、大体式典日の1カ月以上前に締切日を設定して発送もしくは交換便、手渡しします。

例えば、11月上旬の式典ですと発送は8月下旬~9月早々で締切は9月20~下旬で設定します。集まった段階でまだの人々に対して電話等で確認して出欠をはっきりさせます。

夏休みが入るのでその前の7月の上旬に出すともらった方が忘れてしまったり、まだ予定がたたないので逆に速すぎてかえって収集が付かなくなりますので発送するときはご注意を。

 

 

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2-返信はがきについて

表面は差出人の住所と郵便番号、宛名(校長名、副校長名、同窓会長名、PTA会長名等)行きにします。

裏面は式典&祝賀会の出席の有無や肩書、住所、電話番号等を記入する欄を設けます。

このはがきは郵送者の場合は官製はがき(郵便局で52円つきのもの)、手渡しや交換便(学校と役所間は無料で行ききする方法)の場合は私製はがき(52円がついていないもの)に分けて送ります。面倒な場合は全て私製はがきにして郵送する人には52円切手を貼るようにします。

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3-封筒について

学校の住所、電話番号、差出人名を裏面に印刷します。その際に封筒裏の開けるいわゆる”べろ”の部分に印刷したものがかからないようにします。

表面は

A-宛名印刷したシールを貼る、B-封筒に直接名簿データを印刷する、C-手書き筆耕(筆ペン等)で封筒に直接書いたものを出す

この3通りが考えられます。

費用がかかるのはC、B、Aの順になります。1枚につきCは200~500円、Bは50円、Aは2~30円です。

大量に発送するときは、郵便局の許可を得て料金別納の印刷をして発送数を申告すればOKです。

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